Approbation et envoi des feuilles de temps

Approbation des feuilles de temps à la journée / IN & OUT

Vous avez complété vos feuilles de temps à la journée pour l’équipe plateau, maintenant retournez dans l’onglet Horaire de Production, dans la journée que vous venez de compléter. Vous êtes maintenant prêts à faire approuver vos heures de l’équipe via le rapport quotidien des heures du plateau, le «In & Out».

Comme la direction de production a toujours accès aux rapports et documents produits dans Setpad, vous pouvez simplement aviser celle-ci que vos «In & Out» sont complets. 

Vous pouvez répéter l’approbation de ces rapports tout au long de la semaine. Lorsque le dernier «In & Out» de la semaine a été approuvé, vous pouvez envoyer les feuilles de temps de base (sommaire des heures seulement) à l’ensemble de l’équipe.

Hot Costs (coûts plateau)

En plus du rapport des «In & Out», la direction de production dispose d’un rapport en temps réel des coûts plateau pour l’ensemble de l’équipe en cliquant sur le bouton des «Hot Costs» à droite des «In & Out». 

Envoi des feuilles de temps de base

Vous pouvez envoyer les feuilles de temps de base pour l’équipe plateau, l’équipe des Décors hors plateau et l’équipe des Costumes hors plateau en cliquant sur le bouton «Envoyer FDT de base à tous» pour la semaine choisie dans le Calendrier et l’Horaire du plateau sous l’onglet Horaire de Production

Lorsque vous cliquez sur le bouton, un courriel est automatiquement envoyé directement à chaque technicien qui aura eu une présence cette semaine-là et pourra ainsi vérifier ses heures de la semaine.

*** Nous suggérons à la production d’envoyer simultanément un courriel à l’ensemble de l’équipe qui dirait :

Vous venez de recevoir votre feuille de temps, svp veuillez la vérifier et demander tout changement auprès de la personne responsable avant telle heure/tel jour (ex. mardi/ 12h) à défaut de quoi elle sera considérée comme acceptée.

***

Cette envoi simultané de courriel par la production protège le technicien en lui confirmant qu’il a bien reçu sa feuille de temps de Setpad (si jamais il ne l’a pas reçu, il peut vérifier dans ses courriels indésirables ou de promotions). Cela protège aussi la production qui si, à l’heure et à la date mentionnée, n’a pas reçu de retour du technicien, elle pourra poursuivre son processus de paie puisque cela signifie que le technicien a approuvé ses heures. 

Vous pouvez toujours envoyer les feuilles de temps de base de manière individuelle en vous rendant au bas de la feuille de temps du technicien et en cliquant sur «Généré la feuille de temps de base».

Vous pouvez aussi avoir toutes les feuilles de temps de base de l’équipe en allant au bas de l’onglet Feuilles de Temps en cliquant sur le bouton «Générer les feuilles de temps de base de toute l’équipe».

Approbation des feuilles de temps par la production

Lorsque le délai d’approbation par les techniciens pour leurs heures est passé, vous pouvez maintenant approuver les feuilles de temps de l’ensemble de l’équipe. Pour se faire, vous pouvez aller au bas de l’onglet Feuilles de temps et cliquer sur «Générer les feuilles de temps calculées» (pour l’équipe).

Vous pouvez télécharger le PDF et utiliser votre outil PDF pour écrire ou marquer vos notes sur les feuilles de temps ou directement sur la page de garde.

Barrer la semaine en cours d'approbation

Barrer la semaine par département

Il est aussi possible de barrer la semaine (cadenas) par département en allant dans l’onglet Feuilles de temps et en cochant la case complètement à droite de chaque département. Notez que le cadenas pour l’ensemble des feuilles de temps pour la semaine en cours surclassera les cadenas par département.

Envoi des feuilles de temps calculées

Une fois les feuilles de temps calculées approuvées et compilées par la comptabilité, celle-ci peut produire les paies avec son système comptable. 

Une fois prête, elle peut envoyer les feuilles de temps calculées à toute l’équipe depuis Setpad en cliquant sur le bouton «Envoyer calculées à tous» dans l’onglet Horaire de Production en choisissant la semaine à envoyer.

En cliquant sur le bouton, chaque technicien qui aura eu une présence cette semaine-là recevra un courriel automatiquement avec sa feuille de temps calculée.

Vous pouvez toujours envoyer les feuilles de temps calculées de manière individuelle en vous rendant au bas de la feuille de temps du technicien et en cliquant sur «Générer la feuille de temps calculée»

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